Pengurusan Tanzim

Dari Lujnah Tarbiyah PAS Kawasan Kuala Terengganu

MUQADDIMAH

Mengurus tanzim yang bersifat haraki memerlukan keseriusan, ketepatan, kebijaksanaan dan memenuhi kehendak atau matlamat organisasi.

Islam yang sifatnya syumul memerlukan penganutnya supaya sentiasa berdakwah dan memanggil manusia kepada jalan Allah dengan cara yang bijaksana (hikmah).

Tanggungjawab tersebut memanggil para pendukung harakah ini untuk mengurus tanzimnya dengan penuh munazzamah dan bersifat semasa.

Kertas ini bertujuan untuk membantu ‘amilin untuk meninjau beberapa aspek dari pengurusan untuk mengemaskini dan membaik pulih tanzim supaya sentiasa selari dengan matlamat wadah perjuangan itu sendiri.

PENGURUSAN TANZIM

Jamaah Islam diperingatkan akan kata-kata Saidina Ali Karamallahu Wajhah, bahawa gerkan Islam yang rapuh pengurusannya mudah dilakahkan oleh gerakan musuh (kuffar) yang kemas tanzimnya.

Malah Al-Quran awal-awal lagi telah menekankan bahawa Allah menyukai orang-orang yang berperang di jalanNya dalam barisan yang teratur seakan-akan seperti bangunan yang tersusun kukuh (Al-Saff : 4).

Dalil ini sebenarnya menuntut gerakan Islam supaya menyempurnakan, memperkemaskan dan menjitukan urusan organisasinya.

Kita sering terdengar daripada komen dan muhasabah daripada para pendukung gerakan Islam bahawa jamaah seolah-oleh tidak pandai menyusun atur tenaga pekerjanya, program yang tidak tepat, lembap bekerja, kurang program, tidak berkesan dan yang seumpamanya.

Kalau diamati masalah-masalah tersebut, kita akan bersetuju membuat kesimpulan bahawa ia ada kaitan dengan bagaimana kita mengurus jamaah.

Tuan Guru Haji Abdul Hadi Awang di dalam ucapannya semasa Konvensyen Tarbiyyah PAS pada 1 hb September yang lepas berpendapat, bahawa masalah yang perlu diatasi oleh kita termasuklah manhaj yang tidak sampai ke bawah, bekerja secara bersendirian, keberkesanan dan kelembapan.

Analisis masalah-masalah yang disebutkan oleh Tuan Guru tadi mencerminkan beberapa perkara yang berkait terus dengan pengurusan tanzim.

Mengenai manhaj yang tidak sampai ke bawah, ini mencerminkan bahawa komunikasi kita masih tidak efektif atau usaha untuk menjelaskan manhaj tersebut tidak meluas dalam jamaah.

Mengenai bekerja secara persendirian pula, ia menggambarkan pula bahawa ada lagi di kalangan ahli yang tidak jelas mengenai konsep perjuangan secara jama’i. Manakala mengenai keberkesanan dan kelembapan, ternyata kedua-dua perkara tersebut menjelaskan bahawa kemahiran managerial dan supervision masih ketara kewujudannya.

Tidak hairanlah untuk dinyatakan di sini bahawa banyak perkara mengenai pengurusan tanzim yang perlu kita pelajari dan perlulah jamaah serius melengkapkan anggota jamaah dengan kemahiran dan pengetahuan dalam bidang pengurusan.

ASAS PENGURUSAN YANG MUNAZZAMAH

Sistem pengurusan yang tersusun rapi perlu berasaskan kepada pemikiran kepimpinan yang berstrategik dan mampu memandu ahli kepada matlamat jamaah. Di antara asas-asas pengurusan organisasi berstrategik termasuklah:

1.Menentu dan menjelaskan misi jamaah kepada anggota dan bukan anggota

2.Sentiasa membuat analisis mengenai kekuatan dan kekurangan dalaman jamaah serta menilai peluang-peluang dan ancaman luaran jamaah

3.Menjelaskan objektif yang hendak dicapai

4.Membentuk strategi

5.Pelan tindakan

Sebelum asas-asas di atas dibahas, terdapat beberapa faktor yang perlu dijelaskan kerana ia boleh dianggap sebagai teras kepada pengurusan strategik. Di antaranya:

a) Kefahaman

b) Komunikasi

c) Komitmen

Ketiga-tiga faktor adalah initpati kepada pengurusan strategik. Taerlebih dahulu ahli dan pimpinan jamaah mesti dijelaskan akan keperluan pengurusan berstrategik. Ini adalah penting untuk mengelakkan salah faham dan kurang minat bekerja atau lembap bekerja.

Selagi mereka tidak memahami kenapa kita perlu kepada urusan pentadbiran yang kemas dan mempunyai matlamat tersendiri, selagi itulah kita akan terdengar masalah-masalah yang berkaitan dengannya.

Justeru itu komunikasi adalah penting untuk menyebarkan dan menjelaskan kenapa pengurusan berstrategik diperlukan oleh jamaah. Komunikasi dua hala adalah paling sesuai sekali diamalkan.

Hasil daripada kefahaman kepada pengurusan tersebut, serta dibantu oleh system komunikasi yang berterusan, maka aspek komitmen ahli untuk melaksanakan kerja akan tinggi dan sentiasa terarah kepada matlamat jamaah.

Visi Jamaah

Perhubungan negeri dan dewan perlu jelas mengenai visi parti keseluruhannya. Barangkali perkara ini tidak banyak menimbulkan masalah kerana kesemua ahli memahami bahawa visi dan matlamat jemah adalah untuk mensyariatkan hukum Allah dalam negara kita.

Tetapi perlu diberi peringatan bahawa dalam merealisasikan visi ini banyak perkara yang perlu dilaksanakan. Inilah yang dikatakan sebagai asas-asas pengurusan yang tersusun.

Misi Jemaah

Dengan cara yang mudah, misi bermaksud ‘apakah urusan jamaah sebenarnya’.

Jamaah mesti menjelaskan beberapa elemen antaranya ialah siapakah sasaran, perkara yang disebarkan (produk atau perkhidmatan), di manakah sasaran boleh mendapatkan ‘perkara’ yang hendak disebarkan, imej jamaah kepada masyarakat, keprihatinan jamaah kepada anggota sendiri dan keprihatinan kepada pembangunan organisasi.

Kesemua elemen perlu diperjelaskan kepada para pendukung. Adalah wajar untuk memastikan anggota memahami misi jamaah, maka perlulah ia ditulis dan dihafalkan (jika perlu).

Cuba kita mengingatkan kembali tatkala Al-Syahid Hassan Al-Banna menanamkan semangat jihad di kalangan anggota Ikhwan di mana mereka menghafal slogan mereka, siang dan malam, dengan tujuan untuk sentiasa mengingatkan dan memperbaharui azam supaya matlamat perjuangan sentiasa dihayati.

“Allah Matlamat Kami, Rasul Pemimpin Kami, Al-Quran Perlembagaan Kami, Mati di jalan Allah Cita-cita Tertinggi Kami”. Inilah di antara misi Ikhwan.

Lajnah Tarbiyah mencadangkan agar perkara misi mestilah jelas di kalangan ahli dan pimpinan supaya kita sentiasa terdorong oleh agenda yang mesti kita dibereskan.

Analisis Kekuatan, Kekurangan, Peluang dan Ancaman (SWOT Analysis)

Selepas misi dibentuk dan dipersetujui oleh pimpinan, maka seterusnya perlulah dibuat satu analisa mengenai dua faktor penting, faktor dalaman dan faktor luaran.

Yang dimaksudkan dengan faktor dalaman ialah kekuatan dan kekurangan kita dalam jamaah. Di antara perkara yang dimaksudkan kekuatan ialah keupayaan sumber tenaga anggota, kewangan, sumber fizikal dan lebih saingan (competitive advantage). Manakala kekurangan juga perlu dikenalpasti di samping kekuatan dalaman jamaah.

Ini meliputi sumber kewangan, tenaga pekerja yang tidak mencukupi dan lain-lain lagi.Kedua-dua aspek ini sungguh kritikal bagi tanzim kerana dripada sini jamaah akan dapat menentukan sejauh manakah kemampuan dan kapasiti organisasi dan juga pada masa yang sama perkara-perkara yang perlu dibaiki dalam proses mencapai matlamat.

Faktor luaran termasuklah peluang-peluang luaran yang boleh dimanfaatkan dalam mencapai matlamat organisasi. Di samping itu, organisasi juga perlu mengenalpasti ancaman dan ugutan daripada persekitaran yang boleh membantutkan atau melembapkan proses pencapaian matlamat.

Contoh peluang ialah kesedaran masyarakat kepada Islam. Daripada kesedaran ini maka bolehlah organisasi cuba memanfaatkannya dengan mengemukakan kepada masyarakat program-program untuk mereka (strategi).

Objektif

Kesilapan selama ini dalam mengurus tanzim ialah:

1. Tiada objektif yang jelas

2. Objektif yang susah hendak dinilai akan keberkesanan pencapaiannya

3. Tiada jangka waktu dalam proses mencapai objektif

4. Objektif yang tidak terurus kepada organisasi keseluruhannya

5. Keliru di antara matlamat dengan objektif

Masalah yang ketara dalam jamaah ialah sikap ahli yang tidak mahu menyediakan objektif tanzim, sama ada untuk jangka masa pendek atau jangka masa panjang.

Hasilnya ialah perlaksanaan program yang bersifat ‘impromptu’, ad-hoc dan mengikut trend. Perlaksanaan program seumpama ini selalunya tidak menjurus kepada matlamat organisasi keseluruhannya. Perlaksanaan program hanyalah bersifat untuk memenuhi diari dan bukan dari perancangan menyeluruh.

Apabila ditanya oleh pimpinan bahawa adakah mereka sudah melaksanakan program, maka dirasakan boleh menjawab dengan ‘selamat’ bahawa mereka ada berbuat sesuatu. Sama ada program itu adalah sebahagian daripada strategi menyeluruh, ia masih lagi boleh dipertikaikan.

Pembentukan objektif yang jelas adalah perlu untuk:

1. Mengukur atau menilai prestasi kerja tanzim

2. Kesepaduan tindakan daripada pimpinan dan ahli

3. Tindakan yang terarah

4. Sentiasa memperingatkan akan matlamat akhir tanzim

Pembentukan objektif perlu dinyatakan jangka masanya, samada objektif tahunan atau onjektif jangka masa panjang. Dalam konteks organisasi kita adalah perlu dinyatakan objektif jangka masa panjang selama 4 atau 5 tahun kerana ia bersesuaian dengan keperluan pilihanraya.

Contoh objektif jangka masa panjang:

Dalam tahun 2000, PAS Sabah dapat menambahkan bilangan kawasannya sebanyak 40 kawasan baru.

Contoh objektif tahunan

Dalam tahun 1997, PAS Sabah dapat menambahkan bilangan kawasannya sebanyak 10 kawasan baru.

Dengan pembentukan objektif seumpama ini baharulah dapat dinilai sejauhmana gerakerja organisasi. Adakah ia berjaya atau gagal menambahkan bilangan kawasannya.

Objektif ini dapat membantu mendorong ahli dan pimpinan untuk bekerja dengan bermatlamat dan terarah. Selalunya pembentukan strategi berdasarkan kepada analisis kekuatan, kekurangan, peluang dan ancaman yang telah dikenalpasti oleh qiadah (pimpinan).

Ada beberapa cara untuk membentuk strategi organisasi antaranya ialah dengan memanfaatkan kekuatan dalaman digandingkan dengan peluang yang ada dipersekitaran.

Strategi yang baik adalah strategi yang menjurus kepada objektif yang telah ditentukan oleh qiadah.

Terdapat beberapa faktor yang boleh menilai strategi: a) ‘Consistent’; ia memberi makna bahawa strategi yang hendak dilaksanakan perlu menjurus kepada matlamat organisasi. Ini juga bermakna jika perlaksanaan strategi mendatangkan kebaikan satu pihak (dewan, lajnah atau jabatan) tetapi merugikan satu pihak yang lain, maka ini dianggap tidak konsisten.

b) ‘Feasible’; ia memberi makna bahawa strategi tersebut perlulah berdasarkan keupayaan dengan sumber-sumber tanzim, seperti tenaga kerja, kewangan dan fizikal. Ianya juga perlulah tidak memberatkan kapasiti yang ada dalam jamaah.

c) ‘Advantage’; ia bermakna bahawa tanzim perlulah memanfaatkan lebih saingan yang ada dalam organisasi. Ini termasuklah kemahiran, sumber-sumber dan kedudukan. Ia bertujuan supaya strategi yang hendak dilaksanakan adalah berdasarkan ketrampilan organisasi dalam masyarakat.

Pelan tindakan

Ini merupakan tahap yang paling sukar kerana ia mempengaruhi banyak perkara. Secara mudahnya ia bermakna bahawa bagi sesuatu tindakan yang hendak dilaksanakan perlu ada:

• Aktiviti (perkara)

• Ketua

• Tarikh bermula

• Tarikh dijangka tamat

Sepintas lalu, ia agak mudah tetapi realitinya tahap ini adalah rumit. Banyak perkara terlibat dalam tahap ini antaranya ialah budaya kerja tanzim yang sedia ada (membantu atau membantut), struktur organisasi, motivasi, iltizam, penyelarasan, kepimpinan dan pengawasan.

Faktor-faktor ini boleh melicinkan pelan tindakan dengan andaian perkara-perkara tersebut tidak banyak mendatangkan banyak masalah kepada tanzim. Di sinilah perlunya peringatan daripada pimpinan dan dorongan daripada ayat-ayat Allah akan tuntutan berjihad dan berjamaah.

PENUTUP

Kertas ini dengan ringkas cuba untuk menjelaskan peri pentingnya pengurusan tanzim yang sistematik dan berstrategik. Ia memerlukan komitmen daripada kesemua anggota ahli organisasi untuk sama-sama melaksanakan tugas yang telah diamanahkan. Insya’ Allah program daurah ini dapat merumuskan sesuatu yang positif pada jamaah kita.